Privacy voorwaarden

Als een hockeytalent wordt aangemeld bij de Hockey Academie dan verzamelen wij de persoonsgegevens van het hockeytalent, maar ook van de persoon die de ouderlijke verantwoordelijkheid voor het hockeytalent draagt en andere betrokkenen, zoals trainers van de Hockey Academie. Wij gaan zorgvuldig met deze gegevens om. In dit privacy statement leest u hoe.

Wie zijn wij?

De Hockey Academie is een initiatief van EIFFEL B.V. (EIFFEL) en ABN AMRO Bank N.V. (ABN AMRO). Wij zijn gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken zoals bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Wij stellen namelijk het doel en de middelen voor de verwerking van de persoonsgegevens vast. De Hockey Academie vindt het belangrijk om bij te dragen aan de ontwikkeling van jonge hockeytalenten en het hockeyniveau in de regio te versterken. Daarom vinden wij dat het belangrijk is dat de hockeytalenten zo lang mogelijk op hun eigen club blijven hockeyen en toch ook wekelijks in aanraking komen met de top. Vandaar dat er sinds 2009 speciale talententrainingen in verschillende regio’s plaatsvinden. Hieronder vindt u onze contactgegevens.

EIFFEL B.V.
Meander 1061
6825 MJ  ARNHEM

ABN AMRO Bank N.V.
Gustav Mahlerlaan 10
1082 PP Amsterdam
Handelsregister KvK Amsterdam, nummer 34334259

Welke persoonsgegevens hebben we en waarvoor gebruiken we deze persoonsgegevens?

We hebben persoonsgegevens van de deelnemers aan de Hockey Academie. Dit zijn hockeytalenten jonger dan 18 jaar. Ook verzamelen wij de gegevens van de persoon die de ouderlijke verantwoordelijkheid voor het hockeytalent draagt. Daarnaast hebben wij trainers van de Hockey Academie op verschillende locaties. Hiervan verzamelen wij ook de gegevens.

Hockeytalenten

  • Voornaam
  • Achternaam
  • Geboortedatum
  • Geslacht
  • Kledingmaat
  • Bij welke club het hockeytalent speelt
  • In welke team het hockeytalent speelt
  • Voor welke selecties van de betreffende regio het hockeytalent zich inschrijft
  • Mogelijk beeldmateriaal, bijvoorbeeld van trainingen

Waarvoor gebruiken we de gegevens van de hockeytalenten?

Wij hebben deze gegevens nodig om het hockeytalent aan te kunnen melden voor het selectieproces en de trainingsactiviteiten. Daarnaast hebben wij deze gegevens nodig om de selectie- en trainingsgroepen goed in te kunnen delen op basis van bijvoorbeeld de verhouding tussen jongens en meisjes, leeftijd en speelsterkte. De kledingmaat wordt gebruikt voor het eventueel uitdelen van hockeykleding, zoals T-shirts of hesjes. Een goede administratie en organisatie is dus ook belangrijk.

Tijdens de selectiedag en trainingen kan mogelijk beeldmateriaal worden gemaakt. Dit beeldmateriaal gebruiken we voor leerdoeleinden binnen de Hockey Academie. Dit beeldmateriaal, of een selectie daarvan, wensen we ook te gebruiken voor promotiedoeleinden of om te delen met anderen. We zijn trots op onze hockeytalenten!

De persoon die de ouderlijke verantwoordelijkheid voor het hockeytalent draagt

  • Handtekening als het hockeytalent de leeftijd van zestien jaren nog niet heeft bereikt
  • E-mailadres
  • Mobiel telefoonnummer
  • Mogelijk beeldmateriaal, bijvoorbeeld als de persoon die de ouderlijke verantwoordelijkheid voor het hockeytalent draagt komt kijken tijdens de selectiedag

Waarvoor gebruiken we de gegevens van de persoon die de ouderlijke verantwoordelijkheid voor het hockeytalent draagt?

Als het hockeytalent de leeftijd van zestien jaren nog niet heeft bereikt dan vragen wij om instemming van de persoon die de ouderlijke verantwoordelijkheid voor het hockeytalent draagt voor deelname van het hockeytalent aan de Hockey Academie. We willen namelijk zeker zijn dat deze persoon het goed vindt dat het hockeytalent deelneemt aan onze activiteiten. Dit voorkomt misverstanden. Daarvoor hebben we de handtekening nodig van de persoon die de ouderlijke verantwoordelijkheid voor het hockeytalent draagt.

De contactgegevens hebben wij nodig zodat wij aan de persoon die de ouderlijke verantwoordelijkheid voor het hockeytalent draagt, kunnen laten weten of, en zo ja, waar en wanneer het hockeytalent is uitgenodigd voor de selectie- en trainingsactiviteiten.

Tijdens de selectiedag of trainingen kan het zijn dat de persoon die de ouderlijke verantwoordelijkheid voor het hockeytalent draagt aanwezig is of participeert en dat hij of zij daarom samen met de hockeytalenten en trainers wordt gefilmd of gefotografeerd. Dit beeldmateriaal kan worden ingezet voor leerdoeleinden binnen de Hockey Academie. Dit beeldmateriaal, of een selectie daarvan, wensen we ook te gebruiken voor promotiedoeleinden of om te delen met anderen. We zijn trots op onze activiteiten!

Trainers Hockey Academie

  • Naam
  • E-mailadres
  • Mogelijk beeldmateriaal

Waarvoor gebruiken we de gegevens van de trainers van de Hockey Academie?

De naam en het e-mailadres hebben wij nodig voor de planning van de selectie- en trainingsactiviteiten.

Tijdens de selectiedag en trainingen kan mogelijk beeldmateriaal worden gemaakt waar onze trainers van de Hockey Academie op te zien zijn. Dit beeldmateriaal gebruiken we voor leerdoeleinden binnen de Hockey Academie. Dit beeldmateriaal, of een selectie daarvan, wensen we ook te gebruiken voor promotiedoeleinden of om te delen met anderen. We zijn trots op onze activiteiten!

Op basis van welke legitieme grondslag gebruiken we deze persoonsgegevens?

Natuurlijk mogen we persoonsgegevens niet zomaar opvragen of gebruiken. In de wet is vastgelegd dat dit alleen mag als er ‘een grondslag voor de verwerking’ is. Dit betekent dat wij persoonsgegevens mogen gebruiken als daar één of meer van de volgende redenen voor zijn:

Noodzakelijk voor het “contract”

Zowel het selectieproces als de trainingen bieden we gratis aan. Als u of uw hockeytalent zich aanmeldt, verwacht u wel dat we in staat zijn om het selectieproces te organiseren en de trainingen te kunnen geven. Hiervoor hebben we bijvoorbeeld de naam en een mobiel telefoonnummer nodig of de leeftijd en het geslacht om het hockeytalent goed in te kunnen delen. Dit komt overeen met de in de wet opgenomen grondslag “noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst”. Uw toestemming voor het gebruik van de gegevens is hier niet nodig wanneer het strikt noodzakelijk is voor het kunnen geven van de trainingen.

Noodzakelijk voor de behartiging van ons “gerechtvaardigd belang

Wij mogen uw persoonsgegevens gebruiken als wij daar zelf een ‘gerechtvaardigd belang’ bij hebben. Wij moeten dan kunnen aantonen dat ons belang om uw persoonsgegevens te gebruiken zwaarder weegt dan uw recht op privacy. Wij wegen dus alle belangen af. Maar wanneer is sprake van een gerechtvaardigd belang bij de verwerking van persoonsgegevens bij deelname aan onze activiteiten?

We hebben bijvoorbeeld een gerechtvaardigd belang om de handtekening van de persoon die de ouderlijke verantwoordelijkheid voor het hockeytalent draagt, te vragen en te bewaren. Dit om er zeker van te zijn dat deze persoon het goed vindt dat het hockeytalent deelneemt aan onze activiteiten en daarmee eventuele misverstanden te voorkomen. In het geval van eventuele gerechtelijke procedures kunnen we de gegevens gebruiken om onze positie te beschermen.

We willen ook graag een goede en efficiënte administratie van de trainingen kunnen uitvoeren. Dit is niet alleen in ons belang maar ook in het belang van de hockeytalenten, de personen die de ouderlijke verantwoordelijkheid voor het hockeytalent dragen en de trainers.

Ook is sprake van een gerechtvaardigd belang bij het gebruik van beeldmateriaal voor leerdoeleinden binnen de Hockey Academie.

Wanneer we een gerechtvaardigd belang hebben bij het gebruik van de persoonsgegevens, is uw toestemming voor het gebruik ervan niet nodig.

Noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting

Wanneer wij in het specifiek geval van het gebruik van beeldmateriaal voor promotiedoeleinden toestemming vragen, moeten we in staat zijn deze toestemming te reproduceren. We  moeten de gegevens die we via het aanmeldingsformulier verzamelen (dus waar toestemming wordt gevraagd) bewaren. We moeten ook gegevens verstrekken als de toezichthouder of de rechter dit aan ons vraagt.

Uw toestemming

Waar wij wel uw toestemming nodig hebben, is voor het gebruik van eventueel beeldmateriaal waarop u of het hockeytalent waarvan u de ouderlijke verantwoordelijkheid draagt voor promotiedoeleinden op onze site www.hockeyacademie.nl of op social media (Instagram, Facebook en YouTube) herkenbaar voorkomt. We lichten dit verder toe.

Het is onze wens om een selectie van beeldmateriaal (foto’s en video’s van de selectiedag, trainingen en andere door ons georganiseerde activiteiten) te gebruiken om de Hockey Academie te promoten en om te delen met anderen. Dit beeldmateriaal willen we openbaar maken op www.hockeyacademie.nl en via social media (Instagram, Facebook en YouTube).

Natuurlijk vinden wij privacy belangrijk. Daarom wordt het beeldmateriaal zorgvuldig geselecteerd en respecteren wij persoonlijke belangen. Dit is vastgelegd in een ‘Privacy Protocol Gebruik Beeldmateriaal’ die onder dit privacy statement is opgenomen. Privacy is ook de reden dat we toestemming vragen voor het openbaar maken van een selectie van het beeldmateriaal voor promotiedoeleinden waar u, of uw hockeytalent, herkenbaar op staat. Dit wordt geplaatst op www.hockeyacademie.nl en op social media (Instagram, Facebook en YouTube). Deze toestemming vragen we in het aanmeldingsformulier.

U kunt de toestemming die u heeft gegeven via het aanmeldingsformulier altijd weer intrekken. Dit kan eenvoudig door een e-mail te sturen naar bert@hockeyacademie.nl. In dit geval zullen we ervoor zorgen dat het beeldmateriaal waar u of het hockeytalent op voorkomt op www.hockeyacademie.nl en of op de social mediakanalen van de Hockey Academie (Instagram, Facebook en YouTube) wordt verwijderd, of u of het hockeytalent niet meer herkenbaar is op het gepubliceerde beeldmateriaal.  Wij verzoeken u in dat geval om aan te geven op welk beeldmateriaal u en/of het hockeytalent voorkom(t)(en).

U moet zich er van bewust zijn dat het beeldmateriaal nog wel te vinden kan zijn via zoekmachines op internet, social media en andere online en offline kanalen. De Hockey Academie kan hier geen invloed op uitoefenen.

 

Met wie delen wij de persoonsgegevens?

Wij gaan vertrouwelijk met persoonsgegevens om en wij delen gegevens niet zonder gegronde redenen buiten de Hockey Academie. Wij moeten gegevens delen met de regiomanager van de aangesloten hockeyclub waar het hockeytalent de selectie- en trainingsactiviteiten volgt. Alleen de regiomanager van de hockeyclub waar het hockeytalent zijn of haar voorkeur voor heeft, ontvangt zijn of haar gegevens. De gegevens worden dus niet naar alle aangesloten hockeyclubs gestuurd.

Daarnaast besteden wij bepaalde werkzaamheden uit aan andere partijen. Zo hebben wij het beheer van onze website uitbesteed aan een externe dienstverlener. In die situaties maken we duidelijke en passende afspraken over de omgang met de persoonsgegevens en aan welke technische en organisatorische beveiligingseisen moet worden voldaan. Uiteraard delen wij slechts die persoonsgegevens die nodig zijn.

Welke periode bewaren wij uw persoonsgegevens?

We bewaren de persoonsgegevens niet langer dan nodig is. Dit betekent dat de gegevens worden verwijderd nadat het hockeytalent te horen heeft gekregen dat hij of zij niet is geselecteerd voor de selectie- en/of trainingsactiviteiten. We houden hierbij een termijn van één week aan. Deze termijn is redelijk, omdat de trainingsactiviteiten één week na de selectiedag beginnen. Na aanvang van deze trainingsactiviteiten kan een hockeytalent niet meer instromen.

Neemt het hockeytalent deel aan de trainingsactiviteiten dan worden de gegevens uiterlijk binnen vier weken verwijderd nadat de trainingsactiviteiten zijn afgelopen.

Het beeldmateriaal bewaren we langer. Zoals hierboven is vermeld, is dit beeldmateriaal bedoeld voor promotiedoeleinden, om blijvend talent aan te trekken en hiermee ons doel om hockey in de regio te versterken te bereiken. Het beeldmateriaal wordt daarom bewaard voor jubilea, maar ook voor het geval het hockeytalent de top bereikt. Dit zal nieuwe hockeytalenten aan blijven trekken. Daarnaast kunnen de hockeytalenten van het beeldmateriaal leren en hun technieken verbeteren. Deze worden echter zo snel mogelijk verwijderd nadat de trainer de beelden heeft gebruikt om uitleg te geven. Soms willen we het filmpje of foto van een goed uitgevoerde tactiek of houding langer bewaren als voorbeeld voor de hockeytalenten. Beelden op de site worden steeds afgewisseld en worden na drie jaar van de site gehaald en gearchiveerd voor historische doeleinden.

Beeldmateriaal dat conform dit privacy statement openbaar is gemaakt, wordt bewaard conform het beleid van de social media of internet browsers.

Welke rechten heeft u?

Als uw persoonsgegevens door ons worden verwerkt dan heeft u recht op:

  • Inzage in uw gegevens.
  • Correctie van uw gegevens als deze niet juist zijn.
  • Verwijdering van uw gegevens als de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verwerkt, als u gegrond bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking, als de gegevens onrechtmatig zijn verwerkt of als de persoonsgegevens moeten worden gewist omdat de wet dit van u vraagt. Wij zullen uw belang afwegen tegen andere rechten en belangen.
  • Vergeten te worden. U moet denken aan de situatie dat de Hockey Academie uw gegevens online heeft gezet en u vraagt ons om uw gegevens te verwijderen. Ook in dit geval zullen wij uw belang afwegen tegen andere rechten en belangen.
  • Beperking van de gegevensverwerking van uw gegevens in bepaalde gevallen, bijvoorbeeld als uw twijfelt over de juistheid van uw persoonsgegevens of als u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking en u wacht op ons antwoord. U laat de verwerking dan tijdelijk stilzetten.
  • Verzet tegen uw gegevensverwerking vanwege persoonlijke omstandigheden als de verwerking is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van de Hockey Academie. De Hockey Academie mag uw persoonsgegevens blijven verwerken als ons belang zwaarder weegt dan uw belang.
  • Overdraagbaarheid van uw gegevens als de verstrekte gegevens geautomatiseerd zijn verwerkt. Dit betekent dat u het recht heeft om een kopie te krijgen van de persoonsgegevens die u aan ons elektronisch heeft verstrekt. Voorwaarde is dat de verstrekte gegevens zijn verkregen op basis van uw toestemming of voor de uitvoering van de overeenkomst

Uw verzoek kunt u sturen naar:

Per e-mail via:
security@eiffel.nl

Per post via:  

EIFFEL B.V
T.a.v. afdeling Marketing & Communicatie
Postbus 3142
6802 DC ARNHEM

Cookies

Als u onze website bezoekt, dan kunnen cookies op bijvoorbeeld uw computer of smartphone worden geplaatst. Dit zijn kleine tekstbestanden waarin informatie wordt opgeslagen.

Wij maken gebruik van Google Analytics. Met deze cookies krijgen wij inzicht in het gebruik van de website en kunnen we de website optimaliseren. Deze gegevens zijn anoniem en niet tot een individu te herleiden.

De Hockey Academie heeft filmpjes van Youtube op haar website staan. Deze bevinden zich op de pagina “media”. Er wordt een cookie geplaatst als een Youtube film wordt afgespeeld. U kunt de Hockey Academie volgen op Instagram, Facebook en YouTube door op onze website op de social media-button te klikken. Op dat moment plaatst het social media-netwerk een cookie op uw computer of smartphone. Ook wordt er een cookie geplaatst als u onze website aanklikt op ons profiel van het betreffende social media-netwerk. Hiermee wordt het aantal bezoekers naar onze website gemeten. Hoe het social media-netwerk met uw persoonsgegevens omgaat, kunt u in hun eigen privacy statement lezen.

Wilt u geen cookies? Dan kunt u dit via uw browser uitzetten.

Heeft u vragen of een klacht?

Dan kunt u via bovenstaande gegevens contact met EIFFEL opnemen. Vanzelfsprekend proberen wij tot een passende oplossing te komen. Daarnaast heeft u te allen tijde het recht om u voor een eventuele klacht te wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.

Aanpassingen privacy statement

We kunnen dit privacy statement aanpassen. Deze versie is gemaakt op 3 september 2018. De meest recente versie vindt u altijd op www.hockeyacademie.nl.

Privacy Protocol Gebruik Beeldmateriaal

De Hockey Academie vindt privacy belangrijk. Daarom wordt het beeldmateriaal zorgvuldig geselecteerd. In dit protocol kunt u de regels lezen waaraan de Hockey Academie zich houdt als het gaat om het maken en verspreiden van foto’s en video’s van onze hockeytalenten, trainers en ouders.

Website

 De Hockey Academie beheert de website www.hockeyacademie.nl. Deze website geeft informatie over de Hockey Academie aan ouders, hockeytalenten, hockeyclubs en andere belangstellenden en heeft tot doel om nieuwe hockeytalenten aan te trekken. Het is derden niet toegestaan de inhoud van de website geheel of gedeeltelijk openbaar te maken en/of in enige vorm of op enige wijze te verveelvoudigen zonder voorafgaande toestemming van de Hockey Academie.

Foto’s & video’s

 Voordat de Hockey Academie beeldmateriaal maakt of publiceert voor promotiedoeleinden, worden de betreffende hockeytalenten en/of hun ouders om toestemming gevraagd. Toestemming kan altijd en kosteloos worden ingetrokken. In het privacy statement worden de stappen voor de intrekking van de toestemming uitgelegd.

Als een ouder bezwaar heeft gemaakt tegen het maken van beeldmateriaal, dan zullen geen foto’s of video’s van hun hockeytalent worden gemaakt. Een ouder kan bezwaar maken door dit schriftelijk te melden bij de landelijke manager. Als toestemming wordt ingetrokken, dan zal het hockeytalent  niet meer worden gefilmd of gefotografeerd. Het hockeytalent zal dan bijvoorbeeld een hesje krijgen waardoor het kind onderscheidend is van de rest zodat het team weet dat dit hockeytalent niet gefilmd mag worden. Een ouder kan uiteraard een ingetrokken toestemming opnieuw geven zodat het hockeytalent wel weer gefotografeerd of gefilmd mag worden.

Het kan zijn dat ouders geen bezwaar hebben gemaakt tegen het maken van beeldmateriaal, maar dat ze geen toestemming hebben verleend voor het publiceren van beeldmateriaal  op de website of social media of een verleende toestemming weer hebben ingetrokken. In overleg met de Hockey Academie kan dan besloten worden om het kind op het beeldmateriaal onherkenbaar te maken of de foto of video te verwijderen.

Op de website zullen de namen van de hockeytalenten niet worden vermeld. Ook op social media zal de Hockey Academie geen namen van hockeytalenten vermelden. Hier kan een uitzondering op worden gemaakt in die gevallen dat één hockeytalent in “the picture” staat, bijvoorbeeld in die gevallen dat het hockeytalent een dag wordt gevolgd. In dit geval zal enkel de voornaam worden vermeld. Trainers kunnen wel bij achternaam worden genoemd, tenzij deze persoon aangeeft dit niet te willen. Ook kan de locatie bij het beeldmateriaal worden vermeld, bijvoorbeeld Regio ’t Gooi. Dit kan als toestemming is gegeven.

Er worden geen foto’s of video’s van individuele hockeytalenten gemaakt. Op de foto’s staan bij voorkeur minimaal twee personen.

De hockeytalenten zijn gekleed in hockeykleding van de Hockey Academie en hebben minimaal een korte broek of rokje aan met een hockeyshirt erboven.

Het is absoluut niet toegestaan om foto’s en video’s te maken in kleedkamers of doucheruimtes. Niet door het team dat door de Hockey Academie wordt ingeschakeld, maar ook niet door de hockeytalenten, ouders of andere betrokkenen.

Eigen gebruik

 Tijdens selectie- en trainingsactiviteiten van de Hockey Academie mogen foto- en video-opnames worden gemaakt door de hockeytalenten en hun ouders op de trainingsvelden. Maar alleen als dit voor eigen gebruik is en mits het eigen hockeytalent betreft. De Hockey Academie aanvaardt geen aansprakelijkheid hiervoor. De Hockey Academie behoudt zich het recht voor om foto’s, video’s en berichten die door hockeytalenten, ouders of andere betrokkenen op één van onze social media kanalen zijn geplaatst, te verwijderen als wij het geplaatste ongepast vinden. Dit is ter beoordeling van de Hockey Academie.

WhatsApp-groepen

 De Hockey Academie is alleen verantwoordelijk voor de eigen website en haar profiel op social media. De Hockey Academie is niet verantwoordelijk voor de verspreiding van beeldmateriaal van hockeytalenten door derden via andere kanalen. Bijvoorbeeld via WhatsApp-groepen die door de hockeytalenten en ouders worden aangemaakt. De Hockey Academie verzoekt de hockeytalenten en de ouders nadrukkelijk om rekening te houden met dit protocol en rekening te houden met de privacy van de hockeytalenten en andere betrokkenen.